Dil kursunda devamsızlık takibi ve telafi nasıl yapılır?

1. Devam kuralını yazılı hale getirin

Kayıt sözleşmesinde devam şartını, mazeret sayılacak durumları ve telafi hakkının kaç ders için geçerli olduğunu açıkça yazın. Takip sistemi kuralı sizin yerinize belirlemez; kuralın uygulanmasını kanıtlı kılar. Trimcy'de kurum hesabı için MEB'e uygun kayıt sözleşmesi PDF olarak üretilebilir.

2. Kurları ayrı grup olarak açın

A1, A2, IELTS hazırlık gibi her kur ayrı bir grup olarak açılır; yoklama, ödev ve ücret kur bazında tutulur. Kursiyerin kartında "Kur / Seviye" alanı ve hedef sınav bilgisi yer alır. Kur değişikliği için ayrı bir otomasyon yoktur; kursiyeri yeni gruba taşırsınız, bu yüzden geçiş tarihini not düşmek iyi olur.

3. Yoklamayı ders biter bitmez alın

Ders sonrası tek dokunuşla Katıldı, Gelmedi, Geç ya da Mazeret işaretlenir; kurumda "hepsini katıldı yap" toplu butonu da vardır. Geç alınan yoklama hafızaya dayanır ve tartışma doğurur. Kursiyer bazında devam geçmişi ve her durumun sayısı tek ekranda görünür.

4. Devamsızlıkta veliyi aynı gün bilgilendirin

Kurum hesabında kursiyer "Gelmedi" işaretlendiği anda veliye WhatsApp ve (veli hesabı bağlıysa) uygulama bildirimi gider; ayarlardan kapatılabilir. Özellikle reşit olmayan kursiyerlerde veli ilk gün haberdar olduğunda sorun birikmeden çözülür. WhatsApp bildirimi için hesapta WhatsApp kredisi gerekir; bu bildirim bireysel eğitmen hesabında yoktur.

5. İptal ve ertelemeleri kayda alın

Kursiyer dersi uygulamadan iptal talebi olarak iletebilir; talep kuruma düşer. Siz ders saatini değiştirirseniz kursiyere ve veliye otomatik bildirim gider. Böylece "haber vermediniz" itirazı kayıtla kapanır.

6. Telafiyi takvime işleyin

Telafi sözlü kalmasın: telafi dersi takvimde planlanır, kursiyere ve eğitmene bildirim gider, devam geçmişinde görünür. Hangi devamsızlığın telafi edildiği, hangisinin edilmediği sonradan tartışma konusu olmaz. Ayrıca derste işlenen ünite kaydı, telafi dersinde nereden devam edileceğini gösterir.

7. Devam, ödeme ve seviyeyi birlikte okuyun

Devamsızlığı artan kursiyer çoğu zaman ödemesini de geciktirir. Bekleyen ve geciken ödemeler ayrı listede olduğu için aynı kursiyere tek konuşmada hem devamı hem borcu açabilirsiniz. Seviye girişi ve Kur Gelişimi değerlendirmesi, devamsızlığın seviyeye etkisini görmenizi sağlar.

Excel ile başlayıp uygulamaya geçmek

Küçük bir kurla çalışıyorsanız ücretsiz, formüllü Excel takip şablonumuzu kayıt gerekmeden indirebilirsiniz. Kur ve kursiyer sayısı arttığında dil kursu yönetim programına geçmek mantıklıdır. Ücretsiz bir başlangıç planı vardır; güncel paketler fiyatlandırma sayfasında yer alır. Devamla birlikte tahsilatı da düzenlemek isterseniz, benzer yöntemi anlatan müzik kursunda aidat ve paket ders takibi rehberine de bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Yoklamayı hafta sonuna bırakmak: Kayıtlar hafızadan doldurulur, itirazda kanıt kalmaz.
• Mazereti ayrı işaretlememek: Gerçek devamsızlıkla mazeretli devamsızlık karışır.
• Telafiyi sözlü vermek: Sonradan söz verilip verilmediği tartışılır.
• Veliyi dönem sonunda bilgilendirmek: Sorun büyüdükten sonra konuşulur.

Başka bir alanda mı çalışıyorsunuz? Trimcy akademik kurs ve dershaneler, spor okulları, müzik ve sanat okulları ve özel eğitim merkezleri için de kendi diliyle çalışır. Tüm kategoriler.