Müzik kursunda aidat ve paket ders takibi nasıl yapılır?

1. Branşa göre ödeme modelini seçin

• Aylık aidat: Bale, koro, orkestra, resim atölyesi gibi düzenli haftalık grup dersleri. Her ay aynı tutar, aynı vade günü.
• Dönemlik aidat: Yaz atölyesi, sezon ya da yıl sonu gösterisine hazırlık gibi sabit süreli kayıtlar.
• Paket ders (kredili): Saati esnek bireysel enstrüman dersleri. 8 ya da 10 derslik paket alınır, her ders krediden düşer.
• Peşin ödeme: Birkaç dönemi ya da yılı baştan yatıran veli.

Trimcy'de kurum hesabı kayıtta dönemsel (aylık, haftalık, ders başı) ya da kredili (paket ders) yöntemden birini seçer; seçim sonradan değişmez. Aynı okulda hem aylık hem paket çalışıyorsanız öğrencileri kayıt sırasında doğru modele bağlamak gerekir. Bireysel çalışan eğitmenler ise öğrenci başına "ders başı" ya da "aylık sabit" ücret tanımlar.

2. Her branşa ayrı ücret verin

Piyano, gitar, keman, bale ve resim aynı fiyatta değildir; bireysel ders ile grup dersi de ayrıdır. Branşlara ayrı ücret tanımlayın, birden fazla branşa giden öğrenciyi her biri için ayrı kaydedin. Kardeş indirimi gibi istisnaları kayıt sırasında işleyin; sonradan hatırlanan indirim ay sonu tartışmasının en sık nedenidir.

3. Eski borçları ve peşin ödemeyi açılışta girin

Sistemi dönem ortasında başlatıyorsanız önceki borçlar da hesaba girmeli. Öğrenci eklerken "sistem öncesi devir borcu" alanı bunun içindir; eski ve yeni borç aynı listede görünür. Birkaç dönemi birden peşin ödeyen öğrencinin borcu tek seferde kapatılır; ayrılırsa kullanılmayan kısım iade olarak kaydedilir.

4. Tahsilatı kaydedin, kısmi ödemeyi atlamayın

Her ödemeyi ödendiği gün işleyin. Veli aidatın yarısını yatırdıysa bunu "ödendi" ya da "ödenmedi" diye değil kısmi tahsilat olarak girin. Trimcy'de kısmi ve toplu tahsilat desteklenir; toplu girişte ödeme en eski borçtan itibaren kapatılır. Bekleyen, geciken ve tamamlanan ödemeler ayrı listelerde görünür: "bu ay kim ödemedi?" sorusunun cevabı tek ekrandadır.

5. Ertelenen dersin telafisini kayda alın

Bireysel derslerde en çok tartışma, ertelenen dersin telafisinden çıkar. Ders ertelendiğinde kaydı tutulur, telafi tarihi programa işlenir ve devam geçmişinde görünür. Kurum hesabında öğrenci "Gelmedi" işaretlenince veliye WhatsApp ve uygulama bildirimi gider (ayarlardan kapatılabilir). Paket derste kredinin neye harcandığı böylece hem sizde hem veride açık olur.

6. Hatırlatmayı otomatiğe bağlayın

• Vade günü sabahı otomatik uygulama bildirimi ve WhatsApp hatırlatması gider.
• Gecikme olursa öğrenciye, veliye ya da gruba tek dokunuşla elle hatırlatma gönderebilirsiniz.
• Mesajın teslim durumu kayıtlı görünür.

WhatsApp hatırlatmaları için hesapta WhatsApp kredisi gerekir.

7. Veliye kendi ekranını verin

Veli uygulamadan "ödeme yaptım" diye bildirebilir; bildirim kuruma düşer, onayladığınızda aidat ödendi olarak işlenir. Veli ayrıca çocuğunun ders programını, devamını ve ödeme durumunu telefonundan salt-okunur görür. Repertuvar ve gelişim bilgisini de aynı hesapta tutarsanız veliye aidat konuşurken somut bir gelişim geçmişi de gösterebilirsiniz.

8. Ay sonunda listeyi dışa aktarın

Kurum hesaplarında borçlu listesini filtreleyip Özet ve Detay sayfalı bir Excel dosyasına aktarabilirsiniz (veli ve telefon bilgisi dahil). Muhasebeciye giden rapor elle derlenmez.

Excel ile başlayıp uygulamaya geçmek

Küçük bir öğrenci grubuyla çalışıyorsanız ücretsiz, formüllü Excel takip şablonumuzu kayıt gerekmeden indirebilirsiniz. Öğrenci, branş ve paket sayısı arttığında müzik kursu ve sanat okulu programına geçmek mantıklıdır. Trimcy'de ücretsiz bir başlangıç planı vardır; güncel paketler fiyatlandırma sayfasında yer alır.

Sık yapılan hatalar

• Paket dersin kalan kredisini defterde tutmak: Veli "kaç dersimiz kaldı?" diye sorduğunda cevap aranır.
• Kısmi ödemeyi "ödendi" saymak: Kalan bakiye kaybolur.
• Telafiyi sözlü bırakmak: Sonradan "söz vermiştiniz" tartışması çıkar.
• Hatırlatmayı haftalarca geciktirmek: Gecikme alışkanlığa dönüşür.

Başka bir alanda mı çalışıyorsunuz? Trimcy akademik kurs ve dershaneler, spor okulları, dil kursları ve özel eğitim merkezleri için de kendi diliyle çalışır. Tüm kategoriler.