Trimcy
Dershanede öğrenci ödeme ve borç takibi nasıl yapılır?
Ay başında kimin ödediğini defterden, havaleleri WhatsApp yazışmalarından, kısmi ödemeleri aklınızdan çıkarmaya çalışıyorsanız bu rehber sizin için. Dershane ve kurslarda aidatı tek listede toplamanın, geciken veliyi tatsızlık çıkarmadan uyarmanın ve ay sonunda kasayı hesap makinesiz görmenin adımlarını anlatır.
Son güncelleme: 24 Ekim 2026
1. Önce ücret modelini netleştirin
Takip sistemi, ücretin nasıl alındığına göre kurulur. Dershane ve kurslarda iki yaygın model var: öğrenci her ay sabit aidat öder (dönemsel) ya da 10-20 derslik paket alır ve her ders paketten düşer (kredili). Trimcy'de kurum kayıtta bu iki yöntemden birini seçer: dönemsel modelde aylık, haftalık ya da ders başı ücret tanımlanır ve dönem borcu otomatik yazılır; kredili modelde kredi yüklenir, her ders krediyi düşürür. Yöntem kayıtta seçilir ve sonradan değişmediği için bu kararı en başta, kendi işleyişinize bakarak verin. Farklı grupların farklı ücretleri varsa gruba göre fiyat anlaşması da tanımlanır.
2. Sisteme geçerken eski borçları taşıyın
Excel'den ya da defterden geçişte en büyük korku "eski alacaklarım kaybolur mu?" sorusudur. Öğrenciyi eklerken "sistem öncesi devir borcu" alanına o güne kadarki bakiyeyi yazarsınız; bundan sonraki dönem borçları üstüne otomatik eklenir. Öğrenci listesi elinizde Excel olarak duruyorsa toplu Excel ile içeri alma da vardır, böylece yüz öğrenciyi tek tek girmezsiniz.
3. Tahsilatı girin: kısmi ve toplu ödeme
Veli ücretin yarısını yatırdı, kalanını haftaya getirecek. Ya da iki kardeşin ödemesini tek seferde yaptı. Ödemeler sekmesinde bekleyen, gecikmiş ve tamamlanan borçlar ayrı listelenir; kısmi ve toplu tahsilat girdiğinizde tutar en eski borçtan başlayarak kapanır. Yanlış yazılmış bir borcu silerseniz eşleşen ödeme de ters kayıtlanır, bakiye şaşmaz. Yıllık ya da dönemlik peşin yatıran veli için ön ödeme özelliği o dönemlerin borcunu tek seferde kapatır; öğrenci ayrılırsa kullanılmayan kısım iade edilebilir.
4. Hatırlatmayı siz değil sistem yapsın
Gecikmiş ödemeyi sormak, en sevilmeyen iştir. İki yolu var: Ödemeler ekranından öğrenciye, veliye ya da bütün gruba tek dokunuşla hatırlatma göndermek ve vade günü geldiğinde her sabah 09:00'da giden otomatik hatırlatma. İkisi de uygulama bildirimi olarak düşer; WhatsApp için kredi gerekir ve her pakette bir WhatsApp hakkı bulunur. Mesajın öğrenciye mi veliye mi gideceğini ayarlardan kendiniz seçersiniz. Veli "ödedim" derse uygulamadan ödemeyi bildirir, size bildirim düşer, onayladığınızda ödendi işaretlenir; dekont aramak için WhatsApp'ı kaydırmanız gerekmez.
5. Paket ders kullanıyorsanız krediyi izleyin
Kredili kurumda paketi biten öğrenciyi fark etmek ayrı bir dert. Kredi bittiğinde veliye otomatik WhatsApp gider ve kurum ana sayfasında "Kredisi Biten" sayacı görünür. Böylece öğrenci derse gelip "paketim bitmiş miydi?" tartışması yaşanmadan yeni paket konuşulur.
6. Ay sonunda kasayı tek ekranda görün
Kurumda tahsilat, bekleyen ve gecikmiş tahsilat, diğer gelir, dükkan satışı, öğretmen ödemesi ve diğer giderler dönem bazında finans özetinde toplanır. Borçlu öğrenci listesini veli ve telefon bilgisiyle iki sayfalık Excel'e dökebilir, kurum bilgilerinizle numaralı tahsilat belgesini PDF olarak veliye verebilir ya da muhasebeniz için CSV alabilirsiniz. Önemli not: bu belge resmi e-fatura ya da e-arşiv değildir; resmi belgeyi mali müşavirinizle kesmeye devam edersiniz. Öğretmen maaşı ve ders ücreti hakedişi de aynı yerden otomatik hesaplanabilir.
Excel ile başlayıp uygulamaya geçmek
Birkaç öğrenciyle yeni başlıyorsanız ücretsiz, formüllü Excel takip şablonumuz ders kaydı ve tahsilatı kayıt gerekmeden izlemeye yeter. Öğrenci sayısı onlarla ölçülmeye, kısmi ödemeler ve gecikenler çoğalmaya başlayınca uygulamaya geçmek zaman kazandırır. Trimcy'de 5 öğrenciye kadar süresiz ücretsiz plan vardır; güncel paketler fiyatlandırma sayfasında yer alır (kurum paketleri 2026-10-24 itibarıyla 80 öğrenci için 1.390 ₺/ay'dan başlar, KDV dahil).
Sık yapılan ödeme takibi hataları
- Kısmi ödemeyi not defterinde tutmak: Hangi aya sayıldığı unutulur; tahsilatı sistemde girin, en eski borçtan kapansın.
- Eski alacağı yeni sisteme taşımamak: Devir borcunu açılışta girmezseniz alacak kaybolur.
- Hatırlatmayı geç yapmak: Vade gününde giden otomatik hatırlatma, haftalar sonra sorulan "unuttunuz mu?" mesajından daha az gerginlik yaratır.
- Ücret modelini sonradan değiştirmeyi düşünmek: Dönemsel ya da kredili yöntem kayıtta seçilir, başta işleyişinize göre karar verin.
Sık sorulanlar
Dershane ödeme takibi Excel ile yapılır mı?
Yapılır; az öğrenciyle formüllü tablo iş görür. Öğrenci sayısı arttıkça kısmi ödemeler, gecikenler ve veliye tek tek hatırlatma elle yürütülemez hale gelir. Ücretsiz Excel şablonumuzla başlayıp sonra uygulamaya geçebilirsiniz.
Aylık aidat mı paket ders mi seçmeliyim?
Trimcy'de kurum, kayıtta iki yöntemden birini seçer: dönemsel (aylık, haftalık ya da ders başı ücret; borç otomatik yazılır) veya kredili (paket ders; her ders krediyi düşürür). Yöntem kayıtta seçilir ve sonradan değişmez, bu yüzden en baştan doğru seçin.
Ödemesi geciken veliye hatırlatma nasıl gider?
Ödemeler ekranından tek dokunuşla öğrenciye ya da veliye hatırlatma gönderilir; vade günü geldiğinde her sabah 09:00'da otomatik uygulama bildirimi ve WhatsApp hatırlatması da gider. WhatsApp için kredi gerekir; ücretsiz hesaplara her ay 20 mesaj tanımlanır.
Taksit planı oluşturabilir miyim?
Hayır, ayrı bir taksit planı ya da taksit takvimi yoktur. Ücreti aylık dönemlere bölerek aylık aidat olarak tanımlayabilir, kısmi ödemeleri tahsilat olarak girebilirsiniz; tahsilat belgesinde taksit sayısı bilgi alanı olarak yazılabilir.
Trimcy'nin ürettiği makbuz resmi fatura mıdır?
Hayır. Kurum bilgileriyle numaralı tahsilat belgesi PDF olarak üretilir, CSV olarak muhasebeye aktarılabilir; ancak resmi e-fatura ya da e-arşiv değildir. Resmi belgeyi mali müşaviriniz üzerinden kesmeye devam edersiniz.
Aidat takibini deftere bırakmayın
Borcu, tahsilatı ve hatırlatmayı tek listede toplayın. 5 öğrenciye kadar ücretsiz başlayın.